Debatt Nästan halva omsättningen i en kommun är köpta varor och tjänster. För Nyköpings del, som jag känner rätt väl, köps det in för cirka 1-1,5 miljard/år. Olika tjänsteköp är störst. Upphandlarna som tar fram avtalen har en nyckelroll. Dessa är stödjande, men också kontrollerande gentemot interna uppdragsgivare. 

Det är i tidiga skeden man gör de stora besparingarna. För affärsmässighet och bra avtal måste upphandlaren jobba nära de olika verksamheterna. Det handlar om att analysera/genomlysa, utföra så kallad benchmarking. Köpmönster och belopp? Hur jobbar vi idag? Kan mer göras i egen regi? Lägga ut mer externt? Jobba annorlunda? Uppföljning? Vilka aktörer finns? Dela upp avtalet? Sårbarhet/back-up”? Hållbarhet? Samverka med andra? med mera.  
 

Upphandlaren måste in tidigt och lyfta på ”stenar”, långt innan man börjar konstruera upphandlingsunderlag. Det gäller att ifrågasätta och hitta bra lösningar. Det är inte heller så att alla verksamheter gör vågen åt en genomlysning. Verksamhetsutveckling kan bli riktigt jobbigt, men för en kommunledning är detta helt nödvändigt. Det är kärnan i ett kategoristyrt upphandlingsarbete. Verkligt inflytande är nödvändigt för att inköpschefen ska kunna göra sitt jobb. Verksamhetsutveckling måste bli en naturlig del i upphandlingssituationer, och om möjligt också leverantörsutveckling. 
 
Ingen kommun har råd att jobba som man alltid gjort. Titta på hur större företag jobbar med upphandling. Det behövs förståelse och förändrat synsätt. Nyköping är inte unikt när det gäller en gammaldags syn på upphandling, det gäller fler, en klen tröst när ekonomin svajar.

 

Noterar att tre inköpschefer har kommit o gått sedan jag slutade hösten 2016. En fjärde tillförordnad har nu tillsatts. Inköp har nyligen hamnat under kansliet. Rimligen inte ett steg framåt. Positivt dock att verksamheternas köp på ramavtal äntligen har styrts upp. Tyvärr saknades förståelse för behovet av förändring av organisation och arbetssätt. Jag tröttnade helt enkelt.

Upphandling ses tyvärr fortfarande som nån sorts administration för att ta in offerter, inklusive juridisk ”LOU-knorr”. Det blir fel fokus. Kvalificerad personal försvinner. Vill man värna om ekonomin finns inga genvägar. Upphandling är ett kraftfullt verktyg, rätt använt: 

- Placera chefen i ledningen, ett tydligt signalvärde och underlättar rekrytering. 

- Tillför ”upphandling” personalresurser så att verktyget upphandling kan utnyttjas. Tre till fem procent mer effektiv upphandling ger en besparing på minst 25 miljoner/år för Nyköpings del.